Dalam dunia bisnis, email memiliki peran penting sebagai sarana komunikasi, baik secara internal maupun eksternal. Data Mail Butler 2023 mencatat 77% business to business menggunakan email sebagai sarana pengiriman berita kabar. Bahkan, 79% organisasi menilai email sebagai sarana distribusi pesan terbaik. Hal ini menunjukkan betapa krusialnya email dalam menjaga aliran komunikasi yang efisien dan efektif dalam dunia bisnis. Email menawarkan berbagai kemudahan seperti pengoperasian yang mudah, pendistribusian informasi secara cepat dan masif. Hingga saat ini, ada dua jenis email yang dapat digunakan secara gratis dan berbayar.
Apa itu Email Gratis dan Email Hosting?
Email gratis adalah layanan email yang disediakan oleh penyedia email tanpa memerlukan biaya atau pembayaran bulanan. Pengguna dapat mendaftar dan menggunakan alamat email mereka tanpa biaya, membuat dan mengirim pesan email, serta melampirkan file dan dokumen. Contoh email gratis adalah Gmail, Yahoo, Outlook, dan Hotmail.
Sedangkan email hosting adalah layanan email yang memerlukan pembayaran oleh pengguna sebelum dapat digunakan. Email hosting menjadi solusi yang lebih canggih dan sering digunakan oleh bisnis besar karena bisa dipersonalisasi sehingga meningkatkan konsistensi bisnis saat mengirim pesan, misalnya “janedoe@ittech.com”. Selain itu, email yang dipersonalisasi melalui email hosting membuat bisnis menjadi lebih profesional. Contoh penyedia email hosting adalah Glints, Google Workspace, dan Microsoft 365.
Perbedaan Email Gratis dan Email Hosting
1. Privasi Pengguna
Meskipun email gratis menjamin keamanan data pengguna, tetapi tidak menutup kemungkinan data pengguna akan dipergunakan sebagai bayarannya, misalnya membagikan data pengguna ke pihak ketiga. Berbeda dengan email hosting, pengguna akan mendapat privasi yang lebih baik, misalnya bebas iklan dan melindungi data email agar tidak dipergunakan oleh pihak ketiga. Beberapa penyedia juga menawarkan keamanan tambahan, seperti autentikasi ganda dan pesan yang terenkripsi end-to-end. Selain itu, pengguna email hosting tidak akan menerima iklan karena data dijamin dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga.
2. Fitur dan Kapasitas Penyimpanan
Pada layanan email gratis, biasanya penyedia akan membatasi fitur dan kapasitas penyimpanan setiap akun. Seiring penggunaan, kapasitas penyimpanan akan semakin sedikit jika pengguna sering mengirim dan menerima pesan. Sedangkan pada email hosting, pengguna akan mendapatkan lebih banyak akses ke layanan lainnya diluar email, sinkronisasi email penuh secara otomatis, dan penyimpanan yang lebih besar. Sehingga dapat menyimpan lebih banyak pesan dan menyesuaikan dengan kebutuhan.
3. Personalisasi
Pada email gratis, pengguna juga dapat melakukan personalisasi secara terbatas, tetapi menggunakan domain yang telah ditentukan penyedia, seperti @gmail.com atau @yahoo.com. Sedangkan, email hosting menawarkan kelebihan personalisasi kepada penggunanya yang berarti bisnis dapat membuat domain email custom, misalnya menggunakan nama perusahaan “nama@namaperusahaan.com”. Dengan demikian email hosting dapat memberikan tampilan profesional bagi bisnis dan meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap bisnis.
4. Biaya
Salah satu alasan banyak bisnis yang memanfaatkan email gratis karena tidak perlu membayar sehingga dinilai lebih ekonomis. Berbeda dengan email hosting yang memerlukan biaya berlangganan. Biaya yang dikeluarkan juga bergantung pada fitur dan fasilitas yang ditawarkan oleh penyedia layanan tersebut. Selain itu, email hosting membutuhkan waktu lebih lama saat mendaftar. Meski demikian, email hosting menawarkan fleksibilitas yang lebih baik dalam skalabilitas, keamanan, dan profesionalisme bisnis.
5. Kontrol
Layanan email gratis membatasi bisnis untuk mengontrol akun pengguna lain. Meskipun pengguna memiliki otonomi penuh atas akun mereka, administrator hanya memiliki sedikit kemampuan untuk mengelola. Sedangkan dengan email hosting, bisnis mempunyai kemampuan lebih untuk mengelola banyak akun secara terpusat. Bahkan menambahkan, memodifikasi dan melacak aktivitas email secara efisien.
Kesimpulan
Email gratis memberikan kemudahan yang sama dengan email hosting, meski demikian bisnis perlu memperhatikan beberapa perbedaannya. Misalnya dalam segi kapasitas, aksesibilitas, personalisasi, dan biaya. Email gratis mampu menjadi pilihan bagi bisnis yang sedang merintis atau penggunaan pribadi karena tidak memerlukan akses dan penyimpanan yang besar. Sedangkan bagi bisnis yang berskala besar, email hosting menjadi pilihan yang baik. Dengan penyimpanan yang lebih besar dan domain yang dapat di custom mampu meningkatkan profesionalisme. Bisnis juga memiliki kendali dan jaminan keamanan, serta privasi yang lebih baik.
Tingkatkan profesionalitas bisnis Anda dengan email hosting Vidia Cloud! Didukung dengan tenaga kerja yang andal dengan berbagai keahlian teknologi modern. Hubungi kami sekarang disini.
Sumber:
https://www.mailbutler.io/blog/email/email-statistics-trends/
