Email hosting menjadi salah satu aspek penting dalam kegiatan komunikasi suatu bisnis, terlebih di tengah digitalisasi. Akibatnya komunikasi yang semula dilakukan secara offline, kini beralih menjadi online. Salah satu media komunikasi yang digunakan oleh bisnis adalah email. Email mampu menjangkau konsumen yang luas dengan lebih mudah, murah, dan cepat. Saat ini, banyak penyedia layanan email terkemuka yang gratis, seperti Gmail, Outlook, dan Yahoo. Meskipun demikian, banyak bisnis yang membayar hosting email untuk meningkatkan profesionalitas bisnis melalui custom domain. Selain itu, hosting email memiliki akses, fitur, dan kapasitas penyimpanan besar. Sehingga lebih cocok digunakan bagi bisnis berskala besar. Oleh karena itu, bisnis perlu lebih teliti dalam memilih hosting email yang sesuai dengan kebutuhan.
Apa itu Email Hosting?
Email hosting adalah layanan email khusus yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan. Berbeda dengan layanan email gratis, email hosting menawarkan berbagai fitur khusus kepada penggunanya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Seperti personalisasi domain email dan kapasitas penyimpanan yang lebih besar. Layanan email hosting dapat dimanfaatkan untuk komunikasi secara internal maupun eksternal. Bagi bisnis, email hosting dapat memudahkan dalam mengatur database dan alamat email anggota. Layanan email hosting juga memberikan kesan profesional dan konsistensi merek.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Email Hosting
1. Keamanan
Komunikasi bisnis memerlukan sistem keamanan yang terjamin karena menjadi media pertukaran informasi dan data berisi rahasia perusahaan. Terlebih di era digital yang rentan akan pelanggaran data, akses tidak sah, dan pencurian data oleh peretas. Bisnis perlu memastikan penyedia email hosting memiliki sistem keamanan yang kuat dan canggih sehingga dapat memberikan jaminan terhadap keamanan data.
2. Kapasitas Penyimpanan
Penyedia email hosting biasanya menawarkan beberapa paket dengan kapasitas penyimpanan yang beragam. Bisnis perlu memahami kebutuhan kapasitas, semakin besar skala bisnis maka pertukaran informasi melalui email akan semakin sering. Selain itu, banyak mengirim atau menerima lampiran besar juga menjadi pertimbangan yang memerlukan kapasitas yang besar juga. Bisnis perlu mempertimbangkan kebutuhan bisnis di masa depan agar mencegah penuhnya kotak pesan.
3. Integrasi dengan Perangkat atau Layanan Lainnya
Kini banyak email hosting yang terintegrasi dengan perangkat atau layanan penting lainnya, misalnya Gmail dengan Google Calendar. Integrasi membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi komunikasi, serta kolaborasi dalam tim. Selain itu, email hosting juga sebaiknya dapat digunakan di banyak perangkat. Namun, perlu diperhatikan dengan berbagai fitur tambahan yang ditawarkan maka email hosting membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan.
4. Biaya
Faktor lain yang bisnis perlu pertimbangkan adalah besaran dana yang dianggarkan untuk email hosting. Semakin besar penyimpanan dan lengkap fitur diperlukan dana yang lebih besar pula. Biasanya email hosting menyediakan paket yang didasarkan untuk durasi tertentu, seperti minggu, bulanan, hingga tahunan. Oleh karena itu, bisnis perlu menganalisis kebutuhan sehingga dapat menyesuaikan layanan yang tepat.
5. Kepatuhan dan Regulasi
Di era globalisasi, tidak menutup kemungkinan untuk bisnis berkomunikasi secara internasional dan untuk itu, diperlukan email hosting yang tunduk pada peraturan dan regulasi tertentu. Contohnya General Data Protection (GDPR) di Uni Eropa maupun UU ITE di Indonesia.
6. Skalabilitas
Bisnis akan terus berkembang dan untuk itu, akan selalu ada kebutuhan baru. Misalnya meningkatkan kapasitas penyimpanan, menambahkan akun baru, dan mengakomodasi kebutuhan bisnis yang selalu berkembang. Selain itu, email hosting mempunyai kemampuan untuk mengirim banyak email dalam satu waktu yang membantu bisnis untuk lebih efisien dan efektif dalam menyampaikan pesan.
7. Dukungan dari Pihak Penyedia Layanan
Bisnis perlu memastikan adanya dukungan 24/7 dari tim penyedia, sehingga jika terjadi serangan maka akan mendapat dukungan dan bantuan dari pihak penyedia. Pihak penyedia juga membantu bisnis dalam melakukan kontrol jika terjadi kendala dalam penggunaan.
Kesimpulan
Email hosting menawarkan berbagai keuntungan bagi bisnis, dari segi profesionalitas hingga fitur-fitur tertentu yang hanya dapat digunakan dalam email hosting. Namun, bisnis perlu mempertimbangkan banyak faktor sebelum dapat memilih layanan email hosting yang tepat dengan kebutuhan. Misalnya dari segi biaya, dukungan tim dari pihak penyedia, kapasitas penyimpanan, dan masih banyak lagi.
Segera tingkatkan branding dan profesionalitas bisnis dengan Vidia Cloud! Didukung dengan tenaga IT profesional yang andal dengan berbagai keahlian teknologi modern. Hubungi kami sekarang di vidia@visionet.co.id atau kunjungi situs kami disini.
