Seiring dengan perkembangan teknologi, komunikasi bisnis telah menjadi kunci penting dalam mengoperasikan perusahaan dengan efisien. Salah satu alat komunikasi yang umum digunakan adalah email. Email bukan hanya sebagai alat untuk mengirim pesan, tetapi juga sebagai alat berbagi dokumen, mengatur pertemuan dan melakukan banyak fungsi bisnis lainnya. Menurut data Statista, pengguna email global mencapai 4,26 miliar dan akan terus bertambah hingga 4,73 miliar pada tahun 2026. Namun, dengan peningkatan jumlah email yang masuk dan keluar menjadi beban bagi perusahaan untuk mengelola pesan dan mudah bagi perusahaan untuk kehilangan kendali. Oleh karena itu, diperlukan Email Manage Service (EMS) sebagai solusi untuk mengoptimalkan keamanan dan komunikasi bisnis.
Apa itu Email Manage Service (EMS)
Email Manage Service adalah layanan yang membantu bisnis mengelola email secara efisien dan meningkatkan koordinasi pesan secara mudah. Komponen utama Email Manage Service adalah outsourcing manajemen atau menggunakan layanan pihak ketiga untuk mengelola hal teknis. Dengan demikian, tim internal dapat berkomunikasi secara optimal.
Bagaimana Email Manage Service (EMS) Bantu Optimalkan Komunikasi Bisnis
1. Menjamin Keamanan Data
Di tengah ancaman serangan siber, keamanan email menjadi salah satu hal yang paling penting terlebih jika komunikasi bisnis banyak terjadi melalui email. Email Manage Service dilengkapi dengan lapisan keamanan yang kuat untuk melindungi email bisnis dari serangan phising, malware dan spam yang dapat menghambat komunikasi bisnis. Selain itu, Email Manage Service juga dilengkapi fitur pemulihan yang memungkinkan perusahaan untuk memulihkan email jika terjadi situasi darurat.
2. Memudahkan Manajemen Email
Email Manage Service menawarkan kemudahan untuk perusahaan mengatur dan mengelola email. Email Manage Service juga memungkinkan perusahaan untuk membuat email khusus dan mengatur hak akses. Dengan berbagai kemudahan manajemen email membantu pekerja untuk fokus pada hal lain, sehingga meningkatkan komunikasi, produktivitas kerja dan kolaborasi dalam tim.
3. Kapasitas Penyimpanan yang Tinggi
Bayangkan berapa banyak pesan yang masuk ke email perusahaan setiap harinya, maka diperlukan kapasitas email yang memadai. Layanan Email Manage Service menyediakan kapasitas penyimpanan yang tinggi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, sehingga mampu menyimpan semua pesan. Dengan kapasitas penyimpanan yang tinggi, perusahaan tidak perlu khawatir kehabisan ruang penyimpanan dan dapat dengan mudah menyimpan semua pesan yang masuk. Kapasitas penyimpanan yang dapat disesuaikan juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis dan memastikan perusahaan memiliki cukup ruang untuk menyimpan semua pesan yang penting dan relevan.
4. Sinkronisasi Data
Dalam beberapa kasus mengharuskan pekerja untuk mengakses email Perusahaan meskipun sedang tidak berada di kantor. Email Manage Service menyediakan layanan sinkronisasi sehingga pengguna dapat mengakses email bisnis dari mana saja dan kapan pun. Fitur ini membantu optimalisasi komunikasi bisnis karena dapat berlangsung tanpa harus terpaku pada satu perangkat saja.
5. Pelayanan Pelanggan yang Handal
Layanan Email Manage Service menyertakan dukungan pelanggan yang handal dan siap membantu perusahaan jika terjadi masalah atau ada pertanyaan terkait pengelolaan email. Dengan layanan yang baik dan berpengalaman siap membantu optimalisasi komunikasi bisnis.
Kesimpulan
Email Manage Service menjadi solusi yang efektif untuk mengoptimalkan peran vital dalam perusahaan, yaitu komunikasi bisnis di era digital. Dengan meningkatnya penggunaan email, maka rentan bagi perusahaan untuk mengalami kewalahan dalam mengelola pesan yang masuk. Akibatnya akan ada kemungkinan terjadinya kegagalan dalam komunikasi hingga berujung pada kerugian bagi perusahaan. Email Manage Service memberikan jaminan keamanan data, kemudahan dalam manajemen email, kapasitas penyimpanan yang tinggi dan pelayanan pelanggan yang handal menjadi solusi bagi segala permasalahan terkait email bisnis. Namun, diperlukan ketelitian dalam memilih Email Manage Service yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis dengan mempertimbangkan beberapa hal, seperti dukungan, fitur dan biaya.
Kelola email bisnis agar komunikasi semakin optimal bersama Vidia Cloud. Dengan IT Profesional berpengalaman di bidangnya dan dukungan 24×7 melalui berbagai channel siap membantu Email Manage Service bisnismu! Hubungi kami sekarang di vidia@visionet.co.id atau kunjungi situs kami di https://www.vidiacloud.com/contact/.
